Tietosuoja-asetus GDPR EU 679/2016.
Kansallinen henkilötietolaki 523/1999.
Kansallinen tietosuojalaki 1050/2018.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Salon Teollisuuskatot Oy
Torpankatu 4 24100 Salo

y-tunnus 1453060-0
puh. 010 384 3100

Jari Sarttila
jari.sarttila@salonteollisuuskatot.fi
gsm 0400 503 078

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Salon Teollisuuskatot Oy:n nettisivuilla on lomake avointa työnhakua varten. Lomakkeella pyydetään potentiaaliselta työntekijältä sellaisia tietoja, joiden avulla työnjohto voi (a) arvioida hakijan soveltuvuutta hakemiinsa tehtäviin sekä (b) ottaa yhteyttä henkilöön.

3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä sekä kerättävät tiedot

Työnhakulomakkeen kautta saadaan tietoja potentiaalisista työntekijöistä. Lomakkeella pyydettävät tiedot ovat: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, aiempi työkokemus (työnantaja, työtehtävä, työsuhteen kesto, suosittelijat), vapaamuotoinen hakemusteksti (mitä osaa tehdä, mitä toivoo yritykseltä, milloin voi aloittaa jne.) sekä kielitaito (kieli ja taso).

Lisäksi lomakkeella pyydetään rastittamaan pakollisena tietona kolme seuraavaa rastia:

1. hyväksyn, että tämän lomakkeen sisältö lähetetään salaamattomana sähköpostina. En siis lähetä henkilötunnusta tai muita arkaluontoisia tietoja tämän lomakkeen mukana.
2. hyväksyn, että Salon Teollisuuskatot Oy säilyttää ja käsittelee lomakkeen tietoja, jotta avoimia työpaikkoja ja kiinnostuneita työnhakijoita voidaan vertailla toisiinsa.
3. vakuutan, että lomakkeella on annettu tiedot rehellisesti. Pyynnöstä olen valmistodistamaan tiedot oikeiksi esim. työtodistusten avulla.

Lomaketta ei pysty lähettämään, jos yksikin rasteista puuttuu.

4. Tietojen säännönmukaiset lähteet

Kaikki tiedot saadaan suoraan lomakkeen lähettävältä työnhakijalta. Jos puhelinnumero on virheellinen tai yhteystiedoissa on muita epäselvyyksiä, voidaan tietoja yrittää selvittää numeropalvelun kautta.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännöllisesti Salon Teollisuuskatot Oy:n ulkopuolelle. Mikäli käynnissä on rekrytointiyritykselle ulkoistettu hakuprosessi ja työnhakulomakkeen kautta tulee kyseiseen tehtävään soveltuva hakemus, tiedot voidaan toimittaa rekrytointiyritykselle. Tilanne on lähinnä teoreettinen, sillä Salon Teollisuuskatot Oy ei tyypillisesti käytä ulkopuolisia yrityksiä uusien työntekijöiden etsintään.

6. Tietojen luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Lomakkeet lähetetään suojaamattomana sähköpostina. Tämän vuoksi työnhakijoille annetaan lähetyspainikkeen yhteydessä ohje, että henkilötunnusta tai muita arkaluonteisia tietoja ei saa lähettää lomaketta käyttäen. Ennen kuin työnhakijaan otetaan yhteyttä, hänen sähköpostiosoitteensa voidaan tallentaa sähköpostiohjelman osoitemuistioon ja puhelinnumero älypuhelimen yhteystietoihin. Salon Teollisuuskatot Oy käyttää Microsoft 365 -ratkaisuja sähköpostien ja pilvipalveluiden osalta. Microsoft vastaa näiden osalta tietoturvasta. Lomakkeita ei kirjata erikseen muihin järjestelmiin, vaan niitä säilytetään nimetyn vastuuhenkilön sähköpostilaatikossa. Sähköposteista voi olla paikallinen kopio vastuuhenkilön käytössä olevilla työasemilla ja älypuhelimilla. Salon Teollisuuskatot Oy:n tietokoneet on suojattu salasanoin, palomuurein ja muilla yleisesti hyväksytyin turvamenetelmin. Älypuhelimissa on pin-koodi, näyttölukko ja ajantasaiset suojausohjelmistot. Yrityksen toimistotiloissa käytetään lukitusta sekä liiketunnistimin varustettua hälytysjärjestelmää. Henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti tunnistamaan huijausviestit ja -puhelut sekä toimimaan vastuullisesti tietoverkoissa ja tietojenkäsittelyssä.

8. Tietojen säilytys ja tuhoaminen

Mikäli hakijasta voidaan suoraan todeta, ettei hänen ammattitaitonsa painotu Salon Teollisuuskatot Oy:n tarvitsemille osa-alueille, hakemus hylätään ja saapunut viesti poistetaan sähköposteista välittömästi. Muussa tapauksessa hakijalle yritetään järjestää työtä välittömästi tai heti sopivan paikan vapautuessa. Viimeksi mainitussa tilanteessa viestiä säilytetään niin kauan kuin hakemus Kun viesti poistetaan, se säilyy Microsoftin palvelimilla vielä 2 kk varmuuskopioiden joukossa. Tämän jälkeen se katoaa pilvipalveluista. Työasemilta ja älypuhelimista viesti poistuu näkyvistä heti, kun viestin poisto on vahvistettu.’ Sopivalla ohjelmistolla tai laitteistolla on mahdollista palauttaa vielä poistettuja tiedostoja – varsinkin, jos uusia tiedostoja ei ole ehtinyt vielä tallentua poistetun datan päälle. Siksi Salon Teollisuuskatot Oy:n käytöstä poistuvien laitteiden kiintolevyt ja muut tallennusvälineet tyhjennetään tietoturvallisella pyyhintätekniikalla ennen niiden kierrättämistä.

9. Oikeus tietojen tarkastamiseen, korjaamiseen ja poistoon

Työnhakijalla on oikeus milloin tahansa tarkastaa, mitä tietoja Salon Teollisuuskatot Oy on hänestä tallentanut. Pyynnön voi esittää kerran kalenterivuodessa veloituksetta; ylimääräisistä tarkastuskerroista veloitetaan selvitys- ja toimituskuluja 200 euroa. Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa nro 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Pyynnössä on mainittava, mistä sähköpostiosoitteesta työhakemus on alun perin lähetetty tai mikä osoite on työnhakulomakkeella mainittu. Tietoihin voi ilmoittaa myös muutoksia milloin tahansa – esim. jos yhteystiedot muuttuvat tai hakijan opinnot päättyvät. Ilmoitus tehdään kohdassa nro 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Kun tiedot on päivitetty, siitä kuitataan sähköpostitse työnhakijalle. Tietojen päivittäminen on aina maksutonta. Työnhakijalla on myös oikeus tulla unohdetuksi, jolloin kaikki työnhakuun liittyvät tiedot poistetaan Salon Teollisuuskatot Oy:n käyttämistä koneista ja pilvipalveluista. Vaatimus tietojen poistoon on esitettävä kirjallisesti kohdassa nro 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Poisto on maksuton. Unohdusoikeutta ei kuitenkaan ole, jos laki tai yrityksen normaali toiminta edellyttävät tietojen säilyttämistä kokonaan tai osittain. Unohdusoikeus ei myös ole takautuva, joten poistopyynnöllä ei voida muuttaa ennen sitä tehtyjen toimenpiteiden tai tiedonsäilytyksen oikeutusta.

10. Lisätietoja

Tätä dokumenttia on päivitetty viimeksi 07.04.2021. Päivityksiä tähän tehdään aina silloin, kun toimintaympäristö muuttuu niin paljon, ettei dokumentin kuvaus enää vastaa todellista tilannetta.

Microsoftin osalta tietosuojalausekkeet ovat luettavissa täältä: https://www.microsoft.com/fi-fi/trust-center/privacy